Chat interne #

Le chat interne est une discussion d’équipe rattachée à une affaire (devis ou commande) ou à un ticket. Il remplace les échanges par mail ou messagerie externe sur les sujets internes.

Le chat n’est jamais visible du client. Ce qui doit lui être adressé part par mail depuis l’onglet Répondre au client d’un ticket.

L’accès est conditionné au droit Chat interne (UseInternalChat), attribué depuis Admin → Rôles.

Un fil par affaire #

La discussion est rattachée à la version de projet — c’est-à-dire au devis. Conséquences :

• un devis et la commande qui en découle partagent le même fil : l’historique n’est pas perdu à la transformation en commande ;
• les tickets rattachés à cette commande ou à ce devis écrivent dans ce même fil. Chaque message issu d’un ticket porte une pastille PE-… indiquant son ticket d’origine ;
• un ticket rattaché ni à une commande ni à un devis possède sa propre discussion.

Une discussion n’existe qu’à partir du premier message. Sur une affaire vierge, le fil est vide et le bouton Suivre est inactif.

Où trouver le chat #

Sur l’onglet Communication d’une commande, un badge indique le nombre de messages non lus (info-bulle Messages non lus).

Lire le fil #

• Les messages s’affichent en bulles : les vôtres à droite (fond bleu), ceux des collègues à gauche (fond gris), regroupées par auteur lorsqu’ils se suivent.
• L’avatar (initiales en pastille de couleur) porte une pastille verte quand la personne est en ligne, grise sinon. Cet état peut avoir jusqu’à 1 min 30 de retard.
• Un séparateur de date marque chaque nouvelle journée ; l’heure est affichée sous chaque message.
• Le fil descend automatiquement à l’arrivée d’un message si vous êtes déjà en bas. Si vous êtes en train de relire l’historique, la lecture n’est pas interrompue.
• Les 50 messages les plus récents sont chargés à l’ouverture. Faites défiler vers le haut pour charger les précédents (Chargement des messages précédents…).
• La discussion se rafraîchit toutes les 10 secondes environ tant qu’elle est ouverte, et immédiatement si vous êtes mentionné.

Il n’y a pas d’indicateur de saisie (« untel est en train d’écrire ») ni d’accusé de lecture par message.

Écrire un message #

Tapez dans la zone du bas, puis :

La barre d’outils permet le gras, l’italique/souligné, le barré, les listes à puces et numérotées, les titres et l’effacement de la mise en forme. Les raccourcis de saisie fonctionnent également (**gras**, *italique*, - puce, > citation, ``` pour un bloc de code).

Le bouton Émoticône ouvre une palette d’émojis insérés dans le texte.

Un message est limité à 30 000 caractères. Au-delà, le bouton Envoyer se désactive et le compteur s’affiche en rouge.

Mentionner un collègue (@) #

Tapez @ puis les premières lettres d’un nom : une liste de 8 propositions au maximum s’affiche.

• Naviguez avec les flèches, validez avec Entrée ou Tab, fermez avec Échap (le clic fonctionne aussi).
• Vous pouvez mentionner une personne ou un rôle (icône groupe) : tous les membres du rôle sont alors prévenus. Seuls les rôles marqués Notifiable dans Admin → Rôles sont proposés.
• La mention doit être choisie dans la liste. Un @Jean Dupont tapé à la main n’est pas une mention : personne ne sera notifié.
• La mention ne peut pas contenir d’espace dans la saisie : la liste se ferme dès que vous tapez un espace, il faut donc sélectionner la proposition avant.

La personne mentionnée reçoit une notification et devient participante à la discussion.

Les mentions de rôle apparaissent en texte simple dans le message publié (elles ne sont pas surlignées comme les mentions de personne), mais la notification est bien envoyée.

Joindre des fichiers #

Trois façons d’ajouter un fichier :

1. le trombone (Joindre un fichier) : sélection d’un ou plusieurs fichiers, puis une fenêtre Type de fichier demande leur type (par défaut Autre). Une seule demande de type pour l’ensemble du lot ;
2. le dossier (Depuis la galerie) : reprend un fichier déjà présent dans la galerie du projet ;
3. le glisser-déposer, n’importe où sur la discussion (un cadre Déposez les fichiers ici apparaît). Le type est demandé de la même façon.

Un copier-coller d’image est également accepté : l’image est téléversée comme pièce jointe (type Autre, sans demande de type).

Les fichiers en attente s’affichent en pastilles et peuvent être retirés avant l’envoi. À l’envoi, chaque pièce jointe rejoint la galerie de fichiers du projet (onglet Fichiers) ; un lien Voir dans la galerie y renvoie.

Dans le fil, les images s’affichent en vignette (clic = ouverture en grand dans un nouvel onglet) ; les autres fichiers apparaissent en pastille cliquable.

Sur la discussion d’un ticket sans commande ni devis, il n’y a pas de galerie : le bouton Depuis la galerie est sans effet et le lien Voir dans la galerie n’apparaît pas.

Réagir à un message #

Le bouton Réagir propose six émojis : 👍 ❤️ 😂 😮 😢 🎉. La réaction s’affiche en pastille compteur sous le message ; un nouveau clic la retire. Le survol n’indique pas qui a réagi.

Modifier ou supprimer un message #

Vous pouvez modifier (Modifier) et supprimer (Supprimer) vos propres messages uniquement, sans limite de temps.

• Un message modifié porte la mention modifié de façon permanente ; il n’y a pas d’historique des versions.
• La suppression est immédiate et sans confirmation. Le message est remplacé par Message supprimé et reste à sa place dans le fil.
• La modification ne porte que sur le texte : on ne peut ni ajouter ni retirer une pièce jointe. Ajouter un @ dans un message existant ne crée aucune mention et ne notifie personne — mieux vaut poster un nouveau message.

Suivre une discussion #

Le bouton cloche en haut à droite du fil bascule entre Suivre et Ne plus suivre.

Suivre une discussion, c’est en être participant : votre avatar apparaît dans l’en-tête, la discussion remonte dans Mes conversations et son compteur de non-lus est suivi pour vous.

Vous devenez participant automatiquement quand vous :

• écrivez un message ;
• êtes mentionné (personnellement ou via un rôle notifiable).

Ne plus suivre efface votre position de lecture sur la discussion. Vos messages, eux, restent en place.

Il n’existe pas d’autre moyen d’ajouter quelqu’un à une discussion que de le mentionner.

La boîte Conversations #

L’icône de chat de la barre du haut ouvre la page Conversations (/conversations). Elle porte une pastille rouge indiquant le nombre de conversations non lues (99+ au-delà de 99), rafraîchie toutes les 30 secondes environ.

La page fonctionne en liste + détail : la liste à gauche, la discussion sélectionnée à droite.

Barre d’outils :

Chaque ligne affiche une icône indiquant la nature de l’affaire (ticket, commande ou devis), le libellé de l’affaire (N° commande · Client, PE-1234 · sujet ou Projet (version)), la date du dernier message, un aperçu de ce message, les avatars des participants et une pastille bleue avec le nombre de messages non lus. Les lignes non lues sont en gras et les termes recherchés y sont surlignés.

Les conversations sont triées non lues d’abord, puis par date de dernier message décroissante. La liste se charge par 25 au défilement.

Le volet de détail propose un bouton Ouvrir la commande / Ouvrir le devis / Ouvrir le ticket, qui ouvre l’affaire dans un nouvel onglet.

L’onglet Toutes n’applique aucun filtre : il expose toutes les discussions internes, y compris celles des commandes clôturées et des affaires dont vous ne vous occupez pas.

L’onglet Communication d’une commande #

Sur une commande, l’onglet Communication regroupe trois sous-onglets.

Discussion #

Le chat de l’affaire, identique à ce qui est décrit ci-dessus.

Tickets #

Les tickets rattachés à la commande, consultables sans quitter la commande.

Timeline #

Une vue chronologique fusionnée de l’activité de l’affaire, du plus ancien au plus récent, comportant trois types d’entrées :

Chaque entrée est cliquable : un message bascule sur le sous-onglet Discussion et met le message en évidence ; un événement de ticket bascule sur le sous-onglet Tickets, ticket sélectionné.

La Timeline ne retrace que ces trois événements : ni changements de statut, ni assignations, ni mails clients. Elle est chargée à l’ouverture du sous-onglet et n’est pas rafraîchie en continu.

Notifications du chat #

Seules les mentions @ déclenchent une notification. Un message sans mention ne notifie personne : c’est volontaire, pour éviter le bruit dans les discussions actives. Il se repère au compteur de non-lus (icône de chat et boîte Conversations).

La notification s’intitule « Prénom Nom vous a mentionné » et reprend un extrait du message (140 caractères). Un clic ouvre directement la commande, le devis ou le ticket concerné.

Vous n’êtes jamais notifié de votre propre mention. Voir Usage général → Notifications pour le fonctionnement général (cloche, page des notifications, notifications du navigateur).

Délais à connaître #

Questions fréquentes #

• Le client voit-il ce que j’écris ? Non, jamais. Seules les réponses envoyées depuis l’onglet Répondre au client d’un ticket partent par mail.
• Pourquoi la discussion de mon ticket contient des messages d’autres tickets ? Parce que le ticket est rattaché à une commande ou à un devis : toute l’équipe partage un seul fil par affaire. La pastille PE-… sur chaque message indique son ticket d’origine.
• Où sont passées les notes internes des tickets ? Elles sont devenues la Discussion interne. L’historique a été repris dans la discussion de l’affaire.
• Je ne reçois pas de notification quand un collègue écrit. C’est normal : seules les mentions @ notifient. Suivez la discussion (cloche) et surveillez le compteur de non-lus.
• J’ai tapé @Jean mais Jean n’a rien reçu. La mention doit être sélectionnée dans la liste pour être enregistrée. Écrite à la main, ce n’est que du texte.
• Mon message n’est pas parti et il n’y a pas de message d’erreur. Vérifiez qu’il n’est pas vide, qu’il ne dépasse pas 30 000 caractères, et que vous disposez du droit Chat interne.